教養部 Eメール活用ガイドライン(2014/4更新)

Webメールを利用する際は,以下の注意を必ず守ってください.Webメールへのリンクはこちら

Eメール作成における一般的注意

    相手(受信者)の立場をよく考え,わかりやすく,無用な不快感を与えることのないEメールとなるように心がけましょう.以下に,最低限留意すべきと思われる事項を挙げておきます.

  • 【件名】 EメールのSubject(件名)欄には大まかな内容を表すキーワードを入れましょう.Webメールの着信通知機能においても件名は表示されるので,受信者はより迅速に対応することができます.
    • たとえば単に「質問」とするより「○○についての質問」とした方がbetter.
    • Subjectは受信者が最初に目にする,そのEメールの「顔」のようなものです.良いキーワードが思いつかない場合でも,空欄のまま送信するのは絶対に避けること
  • 【署名】 手紙にしろ電話にしろ,自分が何者であるかを明らかにするのは当然のマナーです.Eメールでも本文の冒頭で名乗るか,または末尾に署名を入れましょう.
    • 署名は長すぎても良くないと言われていますが,氏名だけでは認識できない場合もありますから,必要に応じて所属等(学生の場合は学科・学年・学籍番号等)も入れましょう.
  • 【改行】 本文を読みやすくするたに,記述の仕方を工夫しましょう.次の2点は特に重要です.
    • 適切に改行を入れ,1行が長くなり過ぎないように(推奨:40字程度以下).
    • 適切なパラグラフ(段落)に区切り,パラグラフとパラグラフの間は1行空けて読みやすくしましょう(短めに区切った方が読みやすいようです).
  • 【引用】 返信の場合は元のメッセージを引用し、話の流れが伝わるようにしましょう。
    • 特に教員は多くの学生と平行してEメールのやりとりをすることが多く,誰と何の話をしていたかを詳細に記憶しておくことは不可能です.適切な引用がないと内容がわからなくなります。
    • 話題を特定の要件に絞る場合など,元メール全文を引用せずとも良いケースもありますが,一般には流れが詳細に追えた方が好ましいので,全文引用が基本です.
    • Webメールにおける「返信に元のメッセージを含める」の設定は必須
  • Eメールはインターネット上の多数のサーバを経由してやりとりされており,送受信の度に,データ量に応じたコストが発生しています.添付ファイル等(特に容量の大きいもの)を安易に送信しないように気をつけましょう.
  • Cc(Carbon Copy)およびBcc(Blind Carbon Copy)の利用について:
    • 送信メールのコピーを別のアドレスに送信したいときにはCcにアドレスを記入しますが,Eメールアドレスは個人情報であることに注意.アドレスを表示させるべきでない場合はBccを用いること

Eメールによる教員との連絡について

  • 専任教員のEメールアドレス一覧はこちら(学内専用)。教養部の場合,多くの教員は「苗字のローマ字表記.las@tmd.ac.jp」の形です。教員はこのアドレスに届いたEメールを定期的にチェックしていますから、質問や連絡等に積極的に活用してください。
  • 直接話したい質問や相談がある場合も、いきなり尋ねるより事前にEメールで内容や訪問時刻を伝えておけば、より効率的です。
  • 教員から学生への緊急かつ重要な連絡において,Eメールが用いられることもよくあります.Webメールにおける携帯電話等への着信通知の設定は必須

Eメールによるレポート提出等についての注意

  • Subjectの指定は特に厳格に守ること。多くの場合、教員はSubjectによってEメールをフォルダに振り分けたりソート(並べ替え)したりしてチェックしますから、正しく記入しないと受理されない(受信していてもチェックから漏れてしまう)可能性があります.
  • 添付ファイルで提出するよう指示された場合はファイル名の指定も厳守すること。またEメール本文で添付ファイルの内容について簡単に説明することが望ましい(別途指示があればその通りに).
  • 添付ファイルでなくEメールの本文に文章を記述するよう指示される場合も多いので注意すること。返信における引用機能を利用することにより、「提出→添削・返信→再提出」といったプロセスが容易かつ迅速も行ええますが、添付ファイルだとこの利点が損なわれてしまいます.
  • Eメールの本文にレポート等の文章を記入する場合も、事前にテキストエディタ(TeraPad等)で文章を作成し,テキストファイルとして保存した後に、その内容をコピー&ペーストすること。Webメールでは送信メール作成中に誤操作や回線切断等のトラブル等が生じた場合、作成中のEメールの内容が失われるので、長い文章を直接入力するのは大変危険です.
  • 必ず教員からの返信を確認すること.提出後一定期間経った後に、受信を確認するEメールが来ない場合は、確認を促すEメールを送ってください。口頭で尋ねられてもその場では確認できないので、Eメールで連絡してもらった方が確実です.
(作成・文責:教養部 徳永伸一)