教養部 Eメール活用ガイドライン（2011/4更新）
Webメールを利用する際は，以下の注意を必ず守ってください．Webメールへのリンクはこちら．
Eメール作成における一般的注意
- EメールのSubject（件名）欄には大まかな内容を表すキーワードを入れましょう．
- たとえば単に「質問」とするより「○○についての質問」とした方がbetter。
- Subjectは受信者が最初に目にする，そのEメールの「顔」のようなものです．良いキーワードが思いつかない場合でも，空欄のまま送信するのは避けましょう．
- 手紙にしろ電話にしろ，自分が何者であるかを明らかにするのは当然のマナーです．Eメールでも本文の冒頭で名乗るか，または末尾に署名を入れましょう．
- 署名は長すぎても良くないと言われていますが，氏名だけでは認識できない場合もありますから，必要に応じて所属等（学生の場合は学科・学年・学籍番号等）も入れましょう．
- 本文を読みやすくするたに，記述の仕方を工夫しましょう．次の2点は特に重要です．
- 適切に改行を入れ，1行が長くなり過ぎないように（推奨：40字程度以下）．
- 適切なパラグラフ（段落）に区切り，パラグラフとパラグラフの間は1行空けて読みやすくしましょう（短めに区切った方が読みやすいようです）．
- 返信の場合は元のメッセージを適切に（明らかに不要な部分は削除して）引用し、話の流れが伝わるようにしましょう。
- 特に教員は多くの学生と平行してEメールのやりとりをすることが多く，誰と何の話をしていたかを詳細に記憶しておくことは不可能です．適切な引用がないと内容がわからなくなります。
- 必ずしも元メール全文を引用する必要はありませんが，一連のやりとりの流れが細かく追えた方が便利な場合も少なくないので，削除しすぎないよう十分注意しましょう．
- Webメールにおける「返信に元のメッセージを含める」の設定は必須．
- Eメールはインターネット上の多数のサーバを経由してやりとりされており，送受信の度に，データ量に応じたコストが発生しています．便利な通信手段として活用する一方で，無駄に長い文章や，添付ファイル等（特に容量の大きいもの）を安易に送信しないように気をつけましょう．
- 返信における引用については，長くなっても無駄とはいえないケースがあることを，再度注意しておきます．状況に応じてよく考えて判断してください．
- Cc（Carbon Copy）およびBcc（Blind Carbon Copy）の利用について：
- 送信メールのコピーを別のアドレスに送信したいときにはCcにアドレスを記入しますが，Eメールアドレスは個人情報であることに注意．アドレスを表示させるべきでない場合はBccを用いること．
相手（受信者）の立場をよく考え，わかりやすく，無用な不快感を与えることのないEメールとなるように心がけましょう．以下に，最低限留意すべきと思われることがらを挙げておきます．
Eメールによる教員との連絡について
- 専任教員のEメールアドレス一覧はこちら。一部例外を除いて「苗字のローマ字表記.las@tmd.ac.jp」の形です。教員はこのアドレスに届いたEメールを定期的にチェックしていますから、質問や連絡等に積極的に活用してください。
- 直接話したい質問や相談がある場合も、いきなり尋ねるより事前にEメールで内容や訪問時刻を伝えておけば、より効率的です。
- 教員から学生への緊急かつ重要な連絡において，Eメールが用いられることもよくあります．定期的に（なるべく1日1回以上）Webメールにアクセスするよう心掛けましょう．
Eメールによるレポート提出等についての注意
- Subjectの指定は特に厳格に守ること。多くの場合、教員はSubjectによってEメールをフォルダに振り分けたりソート（並べ替え）したりしてチェックしますから、正しく記入しないと受理されない（受信していてもチェックから漏れてしまう）可能性があります。
- 添付ファイルで提出するよう指示された場合はファイル名の指定も厳守すること。またEメール本文で添付ファイルの内容について簡単に説明することが望ましい（別途指示があればその通りに）。
- 添付ファイルでなくEメールの本文に文章を記述するよう指示される場合も多いので注意すること。返信における引用機能を利用することにより、「提出→添削・返信→再提出」といったプロセスが容易かつ迅速も行ええますが、添付ファイルだとこの利点が損なわれてしまいます。
- Eメールの本文にレポート等の文章を記入する場合も、事前にエディタ（メモ帳やTeraPad、秀丸等）で文章を作成し，テキストファイルとして保存した後に、その内容をコピー＆ペーストすること。Webメールでは送信メール作成中に誤操作や回線切断等のトラブル等が生じた場合、作成中のEメールの内容が失われるので、長い文章を直接入力するのは大変危険です。
- 必ず教員からの返信を確認すること．提出後一定期間経った後に、受信を確認するEメールが来ない場合は、確認を促すEメールを送ってください。口頭で尋ねられてもその場では確認できないので、Eメールで連絡してもらった方が確実です。